Phương pháp tiếp cận bắt đầu với một đợt đánh giá hiện trạng gọi là “Lean Six Sigma Assessment”, Nó hoàn toàn phù hợp với mô hình triển khai chuẩn mà các tổ chức áp dụng Lean Six Sigma thành công là theo một cấu trúc chương trình đào tạo và “huấn luyện- trên thực tiễn – trên mỗi thành viên “on-site one-on-one coaching”. Trong đợt đánh giá này các chuyên gia CiCC sẽ nhận diện được những hiện trạng thực tế về tình hình kinh doanh của tổ chức thông qua một báo cáo toàn diện. Các sản phẩm của đợt đánh giá là một lưu đồ dòng giá trị hiện trạng của tổ chức, một danh mục các vấn đề cần triển khai thực hiện cải tiến theo Lean Six Sigma, và một kế hoạch để định hướng cho tổ chức trong việc chuyển đổi mô hình sang Lean Six Sigma. Chúng tôi cố gắng hỗ trợ tổ chức của bạn thay đổi bởi chính bản thân bạn bằng cách phát triển cho bạn một sự khát khao thay đổi để tốt hơn và một khả năng tự thay đổi trong tổ chức và sau đó cung cấp một bộ các công cụ và kỹ thuật để nhận thức được sự thay đổi đó. Để duy trì được kết quả, bạn phải làm điều đó cho chính mình – không có người nào khác làm điều đó thay cho bạn.

Những đề nghị sau đó bao gồm các dịch vụ cần thiết để thực hiện theo kết quả của quá trình đánh giá hiện trạng. Sau khi hoàn thành đánh giá, Chuyên gia tư vấn CiCC sẽ giới thiệu đến bạn với một kế hoạch toàn diện việc triển khai áp dụng Lean Six Sigma và các đề nghị từ phía chúng tôi bao gồm các khoản chi phí và cung cấp cho bạn một cấu trúc các khóa đào tạo và huấn luyện tại chổ nhằm giúp bạn trong việc thực hiện Lean Six Sigma một cách tốt nhất và mang lại hiệu quả cao nhất.

 Quá trình đánh giá

Quá trình đánh giá Lean Six Sigma bao gồm ba phần – I. Một lưu đồ hiện trạng của tổ chức, II. Một danh mục các trường hợp cần thực hiện triển khai Lean Six Sigma, III. Một kế hoạch cho việc triển khai thực hiện Lean Six Sigma. Quá trình bắt đầu với một bảng câu hỏi danh cho khách hàng của bạn nơi mà các khách hàng trả lời các câu hỏi về bạn như là nhà cung cấp, khách hàng, năng lực, quá trình đặt hàng, tổ chức, và các quá trình xử lý khác . . . Mục đích của những câu hỏi này cơ bản là để chuẩn bị cơ sở dữ liệu trước khi các chuyên gia của CiCC đến với bạn. Kết nối các thông tin này giúp cho các Chuyên gia có cái nhìn nhanh chóng và chính xác từ yêu cầu của khách hàng đối với tổ chức của bạn, và các chuyên gia sẽ cố gắng chuyển các thông tin đó thành các hành động để triển khai Lean Six Sigma.

I. Lưu đồ hiện trạng

Lưu đồ hiện trang là một bức tranh tổng quát nhất hiển thị các luồng thông tin, và luồng nguyên vật liệu với lưu lượng của nó, và lịch trình kèm theo thời gian trong quá trình sản xuất kinh doanh của Tổ chức. Chúng tôi sử dụng các định dạng và các biểu tượng tiêu chuẩn phát triển bởi Hệ thống sản xuất Toyota và “Học tập để thấy” của Mike Rother và John shook. Lưu đồ hiện trạng sẽ được phát triển bởi các chuyên gia của CiCC cùng với các thành viên trong tổ chức của bạn. Phương pháp của chúng tôi là không chỉ thiết lập các mốc ranh giới của hiện tại mà còn chỉ cách cho bạn chuẩn bị một lưu đồ đánh giá sự tiến bộ trong lương lại của Tổ chức. Với lưu đồ hiện trạng này, chúng tôi thiết lập các chỉ số đo lường Lean Six Sigma như: Lead time, thời gian chu trình, tỹ lệ chất lượng, năng suất, và chỉ số an toan . . . Trên lưu đồ chúng tôi sẽ ghi nhận các khu vực có cơ hội cải tiến hoặc “các lãng phí” đang tồn tại trong Tổ chức của bạn. Các lãng phí sẽ được nhận diện để xác định các trường hợp nghiên cứu cải tiến điển hình cho việc tiến đến Tổ chức Lean Six Sigma. Phụ thuộc vào độ trưởng thành về Lean Six Sigma của Tổ chức của bạn, mà chúng tôi có thể đồng thời đào tạo và giời thiệu về Lean Six Sigma.

II. Danh mục các trường hợp cần triển khai Lean Six Sigma

Một trường hợp tương đồng với một dự án cần cải tiến được nhận diện từ Lưu đồ hiện trạng sử dụng các dữ liệu hiện tại của Tổ chức để xác định xem có bao nhiêu tiền có thể tiết kiệm được thông qua việc thực hiện triển khai các dự án Lean Six Sigma. Chúng tôi nhìn vào các lãng phí được xác định từ: dữ liệu của khách hàng, dữ liệu sản xuất kinh doanh, lợi nhuận, chất lượng, tồn kho, và chi phí của giao hàng trể . . . để xác định giá trị của dự án Lean Six Sigma. Chúng tôi sau đó ước tính tổng chi phí của việc triển khai thực hiện Lean Six Sigma gồm dịch phí dịch vụ tư vấn của Chúng tôi và các chi phí nội bộ khác mà Tổ chức của bạn phải trả nhằm so sánh vời số tiền tiết kiệm được hàng năm khi triển khai thành công Lean Six Sigma (ROI). Nếu phân tích đầu tư này đáp ứng các tiêu chí của tổ chức thì chúng tôi có thể tiến hành với sự tin tưởng cao việc triển khai thực hiện Lean Six Sigma tại Tổ chức của bạn. Nếu phân tích này không đáp ứng được các tiêu chí của Tổ chức của bạn thì chúng tôi có thể dừng lại hoặc đánh giá lại chiến lược để tiến tới các thỏa thuận trong lương lai.

III. Kế hoạch triển khai Lean Six Sigma

Mỗi một hoạt động trong kế hoạch triển khai đều có một bộ các hành động đề xuất với các yêu cầu về thời gian và nguồn lực để hoàn thành đúng cam kết. tiêu biểu hoạt động này bao gồm:

• Phát triển cấu trúc Lean Six Sigma nhằm thay đổi nền tảng cơ bản của tổ chức bằng cách hình thành một ban chỉ đạo triển khai áp dụng Lean Six Sigma và một đội ngũ các chuyên gia cải tiến liên tục theo Lean Six Sigma cho Tổ chức
• Kế hoạch đào tạo cho quản lý và điều hành
• Kế hoạch đạo tạo cho nhân viên
• Kế hoạch phát triển một hệ thống đo lường hiệu quả theo Lean Six Sigma (thẻ cân bằng scorecard)
• Tầm nhìn dài hạn cho bố trí mặt bằng theo Lean Six Sigma
• Tầm nhìn cho lập kế hoạch sản xuất và điều độ sản xuất theo Lean Six Sigma
• Kế hoạch cho “thí điểm Lean Six Sigma”
• Kế hoạch và thời gian cho kế triển khai với quy mô rộng khắp toàn Tổ chức
• Kế hoạch và thời gian cho việc lôi kéo nhà cung ứng tham gia vào việc triển khai thực hiện Lean Six Sigma

IV. Kế hoạch cho hoạt động đánh giá

Hai tuần trước khi đánh giá, CiCC sẽ gửi cho bạn một bảng câu hỏi rất chi tiết. Bạn phải điền vào tất cả các dữ liệu và gửi lại cho chúng tôi trước khi bắt đầu ngày đánh giá tại Tổ chức của bạn.

CiCC sẽ gửi một nhóm gồm hai đến ba chuyên gia trong vòng ba ngày đến năm ngày để cùng với đội ngũ được lựa chọn trong Tổ chức của bạn, những người này phải có kiến thức sâu rộng về tổ chức và được quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho, dữ liệu chất lượng, dữ liệu sản xuất, dữ liệu lương nhân viên, tổ chức, kế hoạch dài hạn của Tổ chức.

• Trong thời gian tại Tổ chức bạn nhóm sẽ:
• Tham quan chi tiết các phòng ban chức năng, nhà xưởng . . .
• Phỏng vấn với các nhà quản lý
• Lên lịch phỏng vấn với các phòng ban
• Phỏng vấn với các quản lý chuyền, nhà xưởng
• Phỏng vấn với kế toán
• Phỏng vấn chi tiết với đội ngũ lãnh đạo được lựa chọn tham gia vào ủy bản triển khai
• Phỏng vấn với đội kỹ thuật hệ thống
• Phỏng vấn với Mua hàng
• Xem xét lại dữ liệu về sự hài lòng của khách hàng
• Xem xét các dữ liệu sản xuất
• Xem xét các tiêu chuẩn sản xuất và hiệu quả hoạt động
• Xem xét các tài liệu lưu trữ
• Xem xét các dòng thông tin
• Xem xét các mô hình mới giới thiệu các tiêu chuẩn
• Xem xét các chi phí tiện ích

CiCC sẽ chuẩn bị lưu đồ hiện trạng của Tổ chức, các trường hợp cần cải tiến và kế hoạch thực hiện triển khai áp dụng Lean Six Sigma.

CiCC sẽ trình bày các báo cáo với lãnh đạo của Tổ chức.

V. Chi phí đề nghị

Chi phí cho việc đánh giá và trình bày phương án được tính trong trường hợp bạn không đồng ý ký kết hoặc ngừng kế hoạch triển khai tiếp theo (liên hệ với chúng tôi để biết chi tiết). Nếu Tổ chức của bạn lựa chọn đi tiếp với một cấu trúc đào tạo hàng tháng và tư vấn huấn luyện triển khai thực tế tại chổ như các đề nghị từ đợt đánh giá hiện trạng thì chi phí đánh giá này sẽ được tình vào chi phí của việc triển khai thực hiện trong tương lai dưới hình thức hợp đồng tư vấn là từ một năm đến năm năm.