Lean Tools: chọn đúng công cụ cho đúng vấn đềLean Tools là nhóm công cụ giúp nhìn dòng giá trị, giảm lãng phí và ổn định cách làm. VSM làm rõ dòng chảy; Kanban và JIT điều tiết nhu cầu;…
- Cấp độ chứng chỉ: Đai Vàng (Yellow), Đai Xanh (Green), Đai Đen (Black Belt), Master Black Belt chuẩn quốc tế.
- Phương pháp luận: Tiếp cận quy trình DMAIC 5 bước đột phá giải quyết tận gốc nguyên nhân cốt lõi (Root Cause).
- Giá trị công nhận: Chứng chỉ do Viện CiCC cấp được công nhận tại hơn 300 tập đoàn đa quốc gia và doanh nghiệp FDI tại Việt Nam.
Lean Tools la noi dung huong dan thuc hanh cho doanh nghiep muon bien van de van hanh thanh du lieu, phan tich va hanh dong cai tien. Bai viet nay trinh bay pham vi, cach chuan bi, cac buoc thuc hien, tieu chi kiem tra va nhung rui ro can quan ly khi ap dung Lean Tools.
Khong nen xem Lean Tools la mot mau bieu hoac mot phan mem don le. Gia tri cua Lean Tools nam o viec thong nhat dinh nghia, nguon du lieu, nguoi chiu trach nhiem va nhip xem xet. Neu thieu mot trong cac dieu kien nay, dashboard co the dep nhung khong tao ra quyet dinh tot.
Lean Tools giai quyet van de gi?
Trong thuc te, cac nhom thuong co nhieu cach mo ta cung mot van de. Lean Tools tao ra mot ngon ngu chung de mo ta hien trang, muc tieu, nguyen nhan, hanh dong va ket qua. Nhom du an can tach dau hieu khoi nguyen nhan, tach bien phap khoi ket qua va xac dinh cach chung minh thay doi.
Truoc khi bat dau, hay ghi ro pham vi, doi tuong huong loi, thoi gian quan sat, cac rang buoc va tieu chi thanh cong. Mot pham vi vua du se cho phep nhom hoc nhanh va thay thay doi; pham vi qua rong se lam du lieu phan tan va hanh dong bi tri hoan. Lean Tools can duoc ap dung theo chu ky co diem bat dau va diem ket thuc.
Nguyen tac chuan bi cho Lean Tools
Nguyen tac dau tien la dung dinh nghia. Nguyen tac thu hai la dung du lieu co the truy nguyen. Nguyen tac thu ba la ghi nhan owner va thoi han. Nguyen tac thu tu la phan biet ket qua voi hoat dong. Nguyen tac thu nam la kiem tra tai hien truong truoc khi ket luan. Nam nguyen tac nay giup Lean Tools khong tro thanh phong trao ngan han.
Quy trinh 8 buoc ap dung Lean Tools
- Xac dinh van de va nguoi dung ket qua.
- Chot pham vi va cach do.
- Thu thap du lieu nen va kiem tra chat luong.
- Phan tang theo san pham, ca, thiet bi, khu vuc hoac nhom khach hang.
- Tim nguyen nhan co the kiem chung.
- Thiet ke bien phap va thu nghiem co kiem soat.
- Do ket qua truoc va sau, dong hanh dong co bang chung.
- Chuan hoa cach lam va lap lich danh gia.
Buoc 1 va 2: Chot van de va pham vi
Mot van de tot can mo ta khoang cach giua hien trang va muc tieu, co bang chung dinh luong va cho biet tac dong. Hay tranh cac cau chung chung nhu can nang cao chat luong. Thay vao do, ghi ro chi so, don vi, khoang thoi gian, diem phat sinh va ai dang chiu anh huong. Lean Tools bat dau tot khi nhom cung hieu mot cau van de.
Buoc 3 va 4: Thu thap va phan tang du lieu
Du lieu can co nguon, dinh dang, thoi diem, don vi do va quy tac loai tru. Kiem tra gia tri thieu, gia tri bat thuong, ban ghi trung lap va su thay doi cach ghi giua cac ca. Sau do phan tang de nhin thay mau hinh. Khong nen xoa du lieu bat thuong truoc khi tim hieu nguyen nhan, vi bat thuong co the la tin hieu quan trong.
Buoc 5 va 6: Kiem chung nguyen nhan va thu nghiem
Mot y tuong chi la gia thuyet cho den khi co du lieu hoac quan sat phu hop. Nhom co the dung 5 Why, Pareto, bieu do xu huong, luu do, phan tich nguyen nhan va kiem tra tai hien truong. Bien phap nen duoc thu nho, co dieu kien kiem soat va co tieu chi dung neu xuat hien rui ro. Lean Tools khong khuyen khich thay doi hang loat khi chua biet tac dong.
Buoc 7 va 8: Do ket qua va chuan hoa
So sanh phai dung cung dinh nghia, cung don vi va khoang thoi gian hop ly. Neu ket qua tot, can cap nhat SOP, checklist, dao tao va co che audit. Neu ket qua chua tot, hay xem lai gia thuyet, chat luong du lieu, kha nang thuc thi va yeu to ngoai pham vi. Mot chu ky hoc tap day du quan trong hon mot con so dep trong mot ngay.
Bo cong cu va bieu mau de van hanh
Bo tai lieu toi thieu gom phieu mo ta van de, bang dinh nghia du lieu, luu do quy trinh, bang phan tang, danh sach nguyen nhan, ke hoach hanh dong va bien ban review. Moi truong thong tin nen co ma phien ban va nguoi phe duyet. Khi dung Lean Tools, khong nen tao qua nhieu bieu mau ma khong co nguoi cap nhat.
Bang theo doi can hien thi viec can lam, owner, han, trang thai, bang chung va tieu chi dong. Neu hanh dong qua han, nguoi quan ly can phan biet thieu nguon luc, thieu thong tin, bien phap khong kha thi hay owner chua co quyen han. Cac thong tin nay giup cuoc hop tap trung vao go bo tro ngai thay vi chi nhac lai trang thai.
Cac loi thuong gap khi dung Lean Tools
- Dat muc tieu truoc khi hieu hien trang.
- Dung mot con so tong hop ma khong phan tang.
- Dong nhat tuong quan voi nguyen nhan.
- Thu qua nhieu bien phap cung luc.
- Khong ghi lai thay doi dinh nghia.
- Khong kiem tra ket qua sau khi chuan hoa.
- Chi giao viec ma khong giao quyen han.
- Khong bao ve thoi gian review va hoc tap.
Checklist nghiem thu Lean Tools
Truoc khi cong bo ket qua, hay kiem tra: van de co bang chung; pham vi co ro; du lieu co nguon; dinh nghia co thong nhat; owner co quyen han; nguyen nhan co gia thuyet kiem chung; bien phap co tieu chi; ket qua co so sanh dung; rui ro co duoc danh gia; va cach lam moi co duoc chuan hoa. Checklist nay bien Lean Tools thanh mot he thong lam viec co the lap lai.
Cau hoi thuong gap ve Lean Tools
Lean Tools co phu hop voi doanh nghiep nho khong?
Co. Doanh nghiep nho nen bat dau voi mot van de co tac dong ro, mot bo du lieu vua du va mot nhip review ngan. Khi cach lam da on dinh, co the mo rong pham vi va them cong cu.
Can bao nhieu du lieu?
Khong co mot con so chung cho moi bai toan. Can du du lieu de thay bien dong, nhan dien mau hinh va kiem tra thay doi. Chat luong va tinh nhat quan quan trong khong kem so luong.
Ai la nguoi quyet dinh?
Owner phu trach ket qua hang ngay, nhom du an phan tich va nguoi bao tro go bo can tro. Quyen quyet dinh can duoc ghi ro ngay tu dau.
Ket luan va buoc tiep theo
Lean Tools chi tao ra ket qua khi duoc gan voi mot van de cu the, du lieu dang tin cay va hanh dong co owner. Doanh nghiep co the xem them chuong trinh dao tao va cai tien, khoa hoc Lean Six Sigma va tai lieu Lean Enterprise Institute. Tham khao them tai lieu chuyen mon de doi chieu khai niem, sau do dieu chinh theo boi canh va du lieu thuc te.
Hay bat dau nho, ghi nhan bai hoc, kiem tra bang chung va chi mo rong khi cach lam da on dinh. Do la cach de Lean Tools tro thanh nang luc noi bo thay vi mot chien dich ngan han.
Lean Tools – ghi chu van hanh 1: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 2: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 3: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 4: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 5: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 6: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 7: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 8: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 9: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 10: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 11: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 12: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Lean Tools – ghi chu van hanh 13: Nhom phu trach ghi lai hien trang, gia thuyet, du lieu, hanh dong va ket qua. Khong xac nhan cai tien chi dua tren cam nhan. Hay doi chieu bang chung tai hien truong, kiem tra thay doi giua cac nhom va xem xet tac dong phu. Neu ket qua chua ro, thu them mot chu ky voi dieu kien chot truoc. Neu ket qua tot, cap nhat tai lieu, dao tao nguoi thuc hien va lap lich audit. Ghi chu nay giup Lean Tools minh bach, truy nguyen duoc va de chuyen giao.
Video bài giảng chuyên đề: Video Bài Giảng Thực Chiến Green Belt Lean Six Sigma | CiCC
Theo dõi thêm nhiều bài giảng hữu ích tại kênh chính thức: Viện Cải Tiến Liên Tục CiCC (@Leansixsigmavietnam).