Chuẩn hóa công việc (Standardized Work)
Định nghĩa “Chuẩn hóa công việc” trong môi trường sản xuất, dựa trên ba yếu tố:
- Nhịp thời gian Takt chuẩn: Là tốc độ sản xuất sản phẩm cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong quy trình sản xuất.
- Trình tự công việc chính xác và chuẩn: Là cách mà mỗi nhân viên thực hiện các công việc trong khoảng thời gian Takt đã định.
- Tồn trước tồn sau phải chuẩn (SWIP): Bao gồm số lượng đơn vị trong máy móc cần thiết để duy trì quy trình sản xuất hoạt động một cách mượt mà.
Khi chuẩn hóa công việc đã được thiết lập và hiển thị tại các trạm làm việc, nó sẽ là đối tượng của cải tiến liên tục thông qua Kaizen. Các lợi ích của chuẩn hóa công việc bao gồm việc tài liệu hóa quy trình hiện tại cho tất cả các ca làm việc, giảm biến đổi, dễ dàng đào tạo nhân viên mới, giảm chấn thương và căng thẳng, và xác định cơ sở để triển khai các hoạt động cải tiến.
Có ba biểu mẫu cơ bản (được hiển thị trong hình minh họa dưới đây) thường được sử dụng để tạo ra chuẩn hóa công việc. Các biểu mẫu này được sử dụng bởi các kỹ sư và giám sát viên cơ sở để thiết kế quy trình và bởi các nhân viên điều hành để cải tiến công việc của họ.
- Bảng năng lực công đoạn (Process Capacity Sheet): Biểu mẫu này được sử dụng để tính toán năng lực và dung sai của mỗi máy trong một tập hợp quy trình liên kết (thường là một nhóm máy) để xác nhận năng lực và dung sai thực tế và xác định và loại bỏ các nút thắt cổ chai. Biểu mẫu này xác định các yếu tố như thời gian chu kỳ cycle time của máy/ người/ công đoạn, thời gian thiết lập và thay đổi công cụ, và thời gian công việc thủ công.
- Bảng Kết hợp Công việc Chuẩn hóa (Standardized Work Combination Table): Biểu mẫu này hiển thị tổng hợp thời gian công việc thủ công, thời gian di chuyển và thời gian xử lý máy cho mỗi nhân viên trong dãy sản xuất. Biểu mẫu này cung cấp chi tiết hơn và là một công cụ thiết kế quy trình chính xác hơn so với biểu đồ cân đối công việc của nhân viên. Bảng đã hoàn thành sẽ cho thấy sự tương tác giữa nhân viên và máy móc trong quy trình và cho phép tính toán lại nội dung công việc của nhân viên khi thời gian takt mở rộng và thu hẹp theo thời gian.
- Biểu đồ Công việc Chuẩn hóa (Standardized Work Chart): Biểu mẫu này hiển thị sự di chuyển của nhân viên và vị trí vật liệu liên quan đến máy và bố trí tổng thể của quy trình. Biểu mẫu này nên hiển thị ba yếu tố tạo nên công việc chuẩn hóa: thời gian takt hiện tại (và thời gian chu kỳ) cho công việc, trình tự công việc và số lượng hàng tồn kho tiêu chuẩn cần thiết để đảm bảo hoạt động mượt mà. Biểu đồ công việc chuẩn hóa thường được hiển thị tại các trạm làm việc như một công cụ quản lý trực quan và kaizen. Chúng được xem xét và cập nhật liên tục khi điều kiện công việc thay đổi hoặc cải thiện.
Những biểu mẫu chuẩn hóa công việc này thường được sử dụng kết hợp với hai biểu mẫu khác: Bảng Tiêu chuẩn Công việc (Work Standards Sheet) và Bảng Hướng dẫn Công việc (Job Instruction Sheet). Bảng Tiêu chuẩn Công việc tóm tắt các tài liệu xác định cách xây dựng sản phẩm theo các thông số kỹ thuật của kỹ sư. Thông thường, bảng tiêu chuẩn công việc chi tiết các yêu cầu hoạt động chính xác phải tuân thủ để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Bảng Hướng dẫn Công việc (còn gọi là Bảng Phân tích công việc hoặc Bảng Phần tử công việc) được sử dụng để đào tạo nhân viên mới. Bảng này liệt kê các bước của công việc, chi tiết bất kỳ kỹ năng đặc biệt nào có thể được yêu cầu để thực hiện công việc một cách an toàn và hiệu quả với chất lượng tốt nhất.
Là một phương pháp quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc trong môi trường sản xuất hoặc dịch vụ. Mục tiêu của chuẩn hóa công việc là đạt được sự ổn định, hiệu quả và chất lượng trong các hoạt động sản xuất hoặc dịch vụ, đồng thời giảm thiểu sự biến đổi và lỗi.
Phương pháp chuẩn hóa công việc đòi hỏi tạo ra các tiêu chuẩn cụ thể và rõ ràng cho mỗi bước trong quy trình làm việc. Các tiêu chuẩn này thường bao gồm các yếu tố như thời gian thực hiện công việc, cách thức thực hiện, cấu trúc và định dạng của tài liệu, tài nguyên cần thiết, và các quy định an toàn.
Một số lợi ích của chuẩn hóa công việc bao gồm:
- Đảm bảo sự ổn định trong sản xuất hoặc dịch vụ: Các tiêu chuẩn giúp đảm bảo rằng mỗi bước trong quy trình được thực hiện theo cách nhất quán và không bị biến đổi, giúp tăng tính dự đoán và kiểm soát quá trình.
- Tối ưu hóa hiệu suất: Bằng cách xác định và áp dụng các tiêu chuẩn tốt nhất, công việc có thể được thực hiện một cách hiệu quả và tối ưu hóa, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên.
- Đào tạo và hướng dẫn: Chuẩn hóa công việc cung cấp một cơ sở chung để đào tạo nhân viên mới và hướng dẫn họ về cách thức thực hiện công việc một cách chính xác và đáng tin cậy.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: Chuẩn hóa công việc giúp giảm thiểu lỗi và sai sót trong quy trình làm việc, đảm bảo chất lượng cao hơn cho sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng.
- Thúc đẩy cải tiến liên tục: Với các tiêu chuẩn rõ ràng, công việc dễ dàng được đánh giá và cải tiến liên tục để tối ưu hóa quy trình.
Chuẩn hóa công việc thường được áp dụng trong các mô hình quản lý chất lượng như Lean, Six Sigma và Total Quality Management (TQM) để tối ưu hóa quy trình và đạt được hiệu quả cao trong sản xuất và cung cấp dịch vụ.
1. Định nghĩa: Chuẩn hoá quy trình có nghĩa là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được qui định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một công việc.
2. Mục tiêu: của việc chuẩn hoá là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ ý. Khi các thủ tục quy trình không được chuẩn hoá ở mức độ cao, các công nhân có thể có những ý nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho một thủ tục quy trình và dễ đưa đến các giả định sai. Mức độ chuẩn hoá cao về quy trình cũng giúp các công ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các quy trình được chuẩn hoá. Các hướng dẫn công việc chuẩn trong Lean Manufacturing thường được định nghĩa và viết ra ở mức chi tiết hơn nhiều so với yêu cầu tối thiểu đáp ứng điều khoản 7.5.1. của phiên bảng ISO 9001:2000 về “Kiểm Soát Sản Xuất và Cung Cấp Dịch Vụ” (Control of Production and Service Provision)16, cụ thể dưới hình thức chuẩn hoá các thao tác và trình tự công việc cho từng công nhân.
Yêu cầu 7.5.1. nói rằng “một tổ chức cần có các tài liệu sau: a) thông tin về các đặc tính của sản phẩm; b) hướng dẫn công việc phù hợp; c) thiết bị sản xuất thích hợp; d) đo lường và giám sát thiết bị và hệ thống; e) các quy trình bao phủ từ các hoạt động hoàn tất sản phẩm, phân phối và sau phân phối.”
Việc chuẩn hoá quy trình trong Lean Manufacturing bao gồm một số thành phần chính:
a. Trình tự công việc chuẩn – Đây là trình tự một người công nhân phải tuân thủ khi thực hiện công việc, bao gồm các thao tác và các bước thực hiện công việc. Việc mô tả rõ ràng giúp đảm bảo rằng tất cả các công nhân đều thực hiện công việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế các sai biệt vốn có khả năng gây ra phế phẩm. Trong điều kiện lý tưởng, việc chi tiết hoá công việc chỉ rõ từng bước thao tác cho mỗi công nhân. Ví dụ với công đoạn cắt gỗ, trình tự công việc chuẩn sẽ mô tả từ chi tiết cắt và các bước thao tác như chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ và đưa vật liệu qua máy và thời gian xử lý công việc. Đối với công đoạn lắp ráp, bảng mô tả cần liệt kê chi tiết từng bước thao tác thực hiện việc lắp ráp cho mỗi loại sản phẩm.
b. Thời gian chuẩn – Takt time (nhịp độ) là tần xuất một sản phẩm được làm ra. Takt time được sử dụng để mô tả rõ ràng và theo dõi tốc độ một quy trình cần được duy trì ở các công đoạn khác nhau. Đối với các nhà sản xuất lean, takt time của mỗi quy trình sản xuất được chủ động điều phối và giám sát để duy trì một luồng sản xuất liên tục. Takt time khác với thời gian chu kỳ sản xuất (cycle time) là thời gian cần để quy trình hoàn tất một sản phẩm. Ví dụ, một nhà sản xuất đồ gỗ có thể cách 10 phút cho xuất xưởng một ghế sofa (takt time) nhưng thực sự họ phải mất 3 ngày làm việc để hoàn tất một ghế sofa (cycle time).
c. Mức tồn kho chuẩn trong quy trình – Đây là lượng nguyên liệu tối thiểu, bao gồm lượng nguyên liệu đang được xử lý trên chuyền, cần có để giữ một cell hay quy trình hoạt động ở cường độ mong muốn. Mức tồn kho chuẩn nên được xác định rõ ràng vì rất cần thiết phải duy trì lượng nguyên liệu tối thiểu này trong chuyền để không gây ra sự đình trệ cho quy trình do thiếu nguyên liệu. Đây là yếu tố dùng để tính toán khối lượng và tần số của lệnh sản xuất (hay Kanban) cho các nguồn cung cấp từ công đoạn trước.
Truyền Đạt Quy Trình Chuẩn cho Nhân Viên: Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản mà bao gồm cả hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan và thậm chí cả các ví dụ. Thường các nhân viên rất ít chịu đọc các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản nhàm chán vì vậy các bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế có hình ảnh nên được sử dụng càng nhiều càng tốt. Các hướng dẫn nên rõ ràng và chi tiết, nhưng đồng thời được trình bày theo cách giúp nhân viên thật dễ hiểu và liên quan mật thiết đến đều họ cần biết. Điều này đặc biệt đúng với trường hợp ở Việt Nam khi có nhiều công nhân với mức học vấn thấp sẽ thấy các bảng hiển thị bằng hình ảnh dễ hiểu hơn so với các tài liệu văn bản. Một số công ty thậm chí áp dụng việc huấn luyện bằng phim video cho các loại công việc phức tạp hay các vấn đề liên quan về an toàn lao động.
Quy Trình Chuẩn và Sự Linh Hoạt:
Một số doanh nghiệp ở Việt Nam thể hiện sự lo ngại rằng việc thiết lập các quy trình chuẩn về sản xuất sẽ dẫn đến sự cứng nhắc, thiếu linh hoạt. Mặc dù quy trình chuẩn đòi hỏi có mức độ chi tiết cao, ở Lean Manufacturing, các hướng dẫn công việc chuẩn nên được cập nhật thường xuyên càng tốt nhằm gắn kết với các cải tiến quy trình đang diễn ra. Trong thực tế, các công ty được khuyến khích tối đa hoá tốc độ cải tiến quy trình đồng nghĩa với việc cập nhật liên tục các hướng dẫn công việc chuẩn. Ngoài ra một quy trình chuẩn thường bao gồm các hướng dẫn rõ ràng để công nhân xử lý các tình huống bất thường, do đó thúc đẩy họ ứng xử theo cách linh hoạt đối với các tình huống bất thường.
Để thực hiện thành công việc này, trách nhiệm nên được phân công rõ ràng trong việc chuẩn bị và phân phát các tài liệu cần thiết, các bảng hiển thị, cũng như đảm bảo rằng bất kỳ một thay đổi nào cũng đều được cấp trên truyền đạt rõ ràng cho nhân viên bên dưới. Một khi trách nhiệm được phân công rõ ràng, các quy trình công việc chuẩn có thể được bổ sung một cách thường xuyên. Trên thực tế, các công ty áp dụng lean manufacturing như Toyota được biết đến bởi dự linh hoạt cả dưới hình thức sản phẩm đa dạng và khả năng cải tiến các quy trình sản xuất một cách nhanh chóng, vì vậy giúp công ty phản ứng nhanh hơn đối với các thay đổi về nhu cầu của khách hàng.
