5S và Kaizen là hai công cụ cơ bản trong lĩnh vực Lean Six Sigma và cải tiến liên tục.

5S là một phương pháp để tổ chức nơi làm việc. Nó bao gồm năm bước nhằm tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức và hiệu quả. Các bước 5S bao gồm:

• Sàng lọc (Seiri): Loại bỏ những vật phẩm không cần thiết.
• Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp những vật còn lại.
• Sạch sẽ (Seiso): Dọn dẹp và kiểm tra định kỳ.
• Săn sóc (Seiketsu): Tạo ra các quy trình làm việc tiêu chuẩn.
• Sẵn sàng (Shitsuke): Bảo quản và cải tiến hệ thống.

Kaizen có nghĩa là “cải tiến cho tốt hơn” trong tiếng Nhật. Đây là triết lý của cải tiến liên tục, tập trung vào việc cải thiện nhỏ lẻ, từng bước, trong quá trình làm việc. Điều này có thể áp dụng cho nhiều khía cạnh trong kinh doanh, từ sản xuất đến quản lý. Kaizen nhấn mạnh rằng việc cải thiện nên được tiến hành liên tục và liên quan đến tất cả nhân viên, từ cấp quản lý đến nhân viên cơ sở.

Cả 5S và Kaizen làm việc rất tốt cùng nhau, vì 5S có thể tạo ra nền tảng và cấu trúc cần thiết để hỗ trợ các hoạt động Kaizen. 5S giúp tạo ra môi trường có tổ chức và sạch sẽ, thuận lợi cho việc thực hiện các sáng kiến Kaizen, từ đó thúc đẩy sự cải tiến và hiệu quả liên tục.

1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này đề cập đến trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng/ban/khu vực trực thuộc Công ty AAAA; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để thực hiện triển khai thành công hoạt động 6S đạt hiệu quả cao đồng thời quản lý, kiểm soát, duy trì và cải tiến liên tục hoạt động 6S.

Mục đích là tạo sự an toàn và môi trường sản xuất kinh doanh sạch sẽ, ngăn nắp và dễ chịu. Từ đó đáp ứng được nhu cầu sản xuất/kinh doanh/dịch vụ ngày càng tốt hơn cho khách hàng, nâng cao hiệu quả làm việc và hiệu quả quản lý trong công ty.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này áp dụng cho toàn bộ hoạt động trong Công ty AAAA.

3.  ĐỊNH NGHĨA

6S là gì?: 6S hay còn được gọi là 5S + Safety (An toàn). Trong đó, tiêu chuẩn 5S được xem là cơ sở của mô hình 6S. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 SÀNG LỌC), Seiton (整頓 SẮP XẾP), Seiso (清掃 SẠCH SẼ), Seiketsu (清潔 SĂN SÓC),  Shitsuke (躾 SẴN SÀNG), và Safety (AN TOÀN). Việc thêm yếu tố An toàn vào 5S là cần thiết để bảo đảm an toàn và phòng ngừa tai nạn trong môi trường làm việc bằng cách xác định và khắc phục các mối nguy hiểm tiềm ẩn, đảm bảo rằng nhân viên có kiến thức và áp dụng các biện pháp phòng tránh an toàn khi làm việc. Tạo ra một môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu rủi ro, tăng cường hiệu năng và sự bền vững của tổ chức.

4. TIẾN TRÌNH TRIỂN KHAI

GIAI ĐOẠN 1: LẬP KẾ HOẠCH (PLAN)

•Cam kết lãnh đạo

•Đào tạo 6S ban đầu

•Thành lập cấu trúc tổ chức 6S

•Lập kế hoạch triển khai 6S

•Phân chia khu vực và cấu trúc triển khai 6S

•Chuẩn bị cho khởi động 6S

GIAI ĐOẠN 2: THỰC HIỆN (DO)

•Hướng dẫn triển khai S1: Sàng lọc + S6: An toàn

•Hướng dẫn triển khai S2: Sắp xếp + S6: An toàn

•Hướng dẫn triển khai S3: Sắp xếp + S6: An toàn

•Hướng dẫn triển khai S4: Săn sóc

•Hướng dẫn triển khai S5: Sẵn sàng

GIAI ĐOẠN 3: KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ (CHECK)

•Tiêu chí đánh giá và chấm điểm 6S

•Kế hoạch đánh giá 6S

•Thực hiện đánh giá 6S

•Báo cáo kết quả đánh giá 6S

•Khích lệ/ khen thưởng và công nhận sự đóng góp

GIAI ĐOẠN 4: CHUẨN HÓA CẢI TIẾN (ACT)

•Chuẩn hóa quy chế, quy đinh và các thủ tục 6S

•Xây dựng hệ thống Kaizen và đặt các chỉ tiêu cao hơn

•Áp dụng cải tiến nâng cao Lean, TPM, Six Sigma

•Triển khai dự án cải tiến trọng tâm Green & Black belt

5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

• Sàng lọc: Seiri hay Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
• Sắp xếp: Tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
• Sạch sẽ: Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
• Săn sóc: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
• Sẵn sàng: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.^[1][2]

5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản. Sau đó được phổ biến sang nhiều nước khác^[3]. Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko). Hiện nay, rất nhiều công ty sản xuất ở Việt Nam áp dụng 5S vì có nhiều lợi ích từ 5S như: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh tốt cho công ty. Một ví dụ điển hình của áp dụng hiệu quả 5S ở Việt Nam là công ty CNC VINA. Tại một số cơ quan công sở của Việt Nam áp dụng 5S vào phong trào cơ quan, ví dụ như Sở Ngoại vụ TP. Đà Nẵng.

5S được một số nơi phát triển lên thành 6S. S thứ 6 là Safety (An toàn), nhưng bản thân nếu làm đúng 5S kể trên là đã gồm an toàn cho nhân viên rồi. Tuy nhiên, ở một số công ty Nhật, 5S lại được rút gọn lại thành 3S (lấy 3S đầu tiên) do mọi người đều sẵn sàng làm 3S và luôn luôn ý thức, kỷ luật tốt.

SONION là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm micro-acoustic và mikro-elektronik. SONION cung cấp các giải pháp tiên tiến cho các ứng dụng nghe nhìn và chất lượng âm thanh cao cho các thiết bị di động, tai nghe, máy nghe nhạc, máy nghe điện tử và các thiết bị khác. SONION có trụ sở tại Đan Mạch và có nhiều văn phòng đại diện trên toàn thế giới.

Để khởi động lại và làm nóng các chương trình cải tiến đã áp dụng như Lean Six Sigma và các chương trình chuyển đổi số & tự động hóa doanh nghiệp. BLĐ SONION và Bộ phận Cải tiến công ty lựa chọn CiCC và phối hợp với sự tư vấn huyến luyện của chuyên gia MBB. PHẠM THANH DIỆU để làm mới trước tiên là công cụ và phương pháp nền tảng như 6S và Quản lý Trực quan.

Đến với CiCC chương trình 5S + SAFETY = 6S không đơn thuần là 5S, Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng: 6S theo quan điểm của Lean là loại trừ lãng phí và bất hợp lý, giúp tổ chức cải tiến năng suất, chất lượng, môi trường làm việc an toàn và phát huy tính sáng tạo cho nhân viên. Vì vậy chương trình được thiết kế lồng ghép vào các triết lý của Lean TPM và các công cụ cải tiến tiên tiến khác.

Khi triển khai 5S đơn thuần thì thường S3- Sạch sẽ được người ta diễn giải như là lau chùi vệ sinh hay quét dọn, nhưng không phải: Hoạt động trong S3 phải gắn liền với phân tích và nhận diện các vấn đề bất thường có thể xẩy ra vì vậy chương trình được thiết kế kèm theo với phương pháp Bảo trì năng suất toàn diện (TPM) nhận diện và loại trừ 6 loại tỗn thất của máy móc và thiết bị. Kèm theo đó là khởi động chương trình Kaizen bằng cách thành lập các nhóm đặc nhiệm (taskforce) nhằm duy trì và cải tiến liên tục chương trình 6S trong tương lai và giúp Cty tiếp cận các phương pháp và công cụ tiên tiến khác sau này (ví dụ Lean6sigma . . .)

Đối với 5S truyền thống thì hoạt động duy trì hầu như không thực hiện được lầu dài, vì đơn thuần không truyền tải được cách thức duy trì bằng các công cụ và hoạt động xuyên suốt quá trình. Vì vậy chương trình được thiết kế nhằm mục đích duy trì và luôn cải tiến liên tục hệ thống 6S bằng cách: Áp dụng kèm theo là hệ thống sáng kiến cải tiến (SS) và hoạt động nhóm liên chức năng (QCC). Để làm được điều này Cty phải xây dựng và chuẩn hóa liên tục các hoạt động và thiết lập các mục tiêu cao hơn cho mỗi thời đoạn bên cạnh đó phải có hệ thống công nhận, chứng nhận, thừa nhận và khuyến khích động viên.

Ngoài việc đào tạo chúng tôi còn phối hợp với Cty cấp các chứng nhận nội bộ cho các thành viên đã qua giai đoạn thực hành và kiểm tra kiến thức, chúng tôi dành rất nhiều thời gian để thực hiện đánh giá hiện trạng và nhắc nhở các vị trí/khu vực thực hiện tốt các tiêu chuẩn hóa.